Ответственный пользователь, совершающий все операции на кассе – кассир. Именно он пользуется установленной техникой при взаимодействии с покупателями, на нем лежит бремя принятия всех ключевых решений. Он должен четко знать все особенности применения КК-аппаратов, понимать, с чего начинается работа, каким образом открывать смену и формировать отчет о закрытии смены на онлайн кассе. Современная розница изменилась и корректное использование устройств, отражающих расчеты с клиентами, требует определенного навыка.
Что такое закрытие и открытие смены
Начало работы с контрольно-кассовым терминалом предполагает получение продавцом в служебное пользование необходимых предметов. К ним относятся:
- ключи от денежного ящика;
- разменные денежные средства;
- чековая лента.
Все это требуется, чтобы кассовый аппарат функционировал бесперебойно. Старт непосредственной работе дает открытие кассиром новой смены.
Эта операция должна быть отражена в перечне тех, которые подлежат регистрации. Используя кассовый аппарат, требуется распечатать отчет о том, что смена открыта. Требования к нему точно такие же, как к любому аналогичному фискальному документу. Отчет об открытии смены онлайн кассы в электронном виде будет автоматически отправлен в ОФД с отражением необходимых сведений:
- идентификационных данных самого устройства;
- информации о том, какой конкретно работник открыл новую смену.
Учет разменных денежных средств ведется по-другому. Он не входит в регистры онлайн-кассы. Однако для его фиксации также используются специальные учетные формы: учет отражается в кассовой книге, суммы проставляются в расходных и приходных ордерах.
Закрытие смены с применением ККТ должно произойти не позднее 24 часов после ее открытия. При несоблюдении данного условия терминал будет автоматически заблокирован, выдавать покупателю чеки станет невозможным.
Работа заканчивается формированием специального фискального документа. Он называется отчетом о закрытии смены на онлайн кассе. В нем должна обязательно содержаться информация, которая касается:
- количества чеков, пробитых на протяжении смены;
- того, сколько чеков было сформировано, но не передано в ОФД;
- индивидуальных сведений о сдающем смену кассире.
Когда отчет сформирован, задача кассира – сдать вырученные наличные денежные средства тому, что отвечает за инкассацию. После этого он должен выключить онлайн-кассу и сдать полученное при открытии смены имущество, необходимое для работы ККТ.
Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе
Оформление подобной отчетной информации не вынуждает использовать дополнительные финансовые, материальные, трудовые или какие-либо особенные временные затраты. Современная кассовая техника запрограммирована так, что автоматически формирует так называемый Z-отчет. Для корректного функционирования достаточно информации, которая поступала в течение смены. Какие-то дополнительные сведения абсолютно не требуются.
Профессиональному кассиру требуется только тщательно изучить прилагаемую к кассовому аппарату инструкцию и неукоснительно следовать ее алгоритму. Достаточно нажать на необходимые кнопки – и будет распечатан итоговый чек.
Одна и та же информация из Z-отчета требуется различным специалистам с разными целями:
- кассир закрывает смену и сдает выручку ответственным лицам – это может быть инкассатор, старший продавец, бухгалтер;
- бухгалтер имеет возможность вовремя проконтролировать, соответствуют ли объемы сдаваемой выручки итоговой цифре произведенных операций;
- владелец бизнеса в любой момент может проверить, насколько честно работают кассиры и как высока эффективность торгового предприятия или организации по оказанию услуг;
- специалисты налоговой инспекции во время проверок отслеживают правильность использования контрольно-кассовых терминалов, а также то, правильно ли начислены и уплачены налоги – когда происходит обнуление, итоговая сумма выручки остается в памяти фискального накопителя.
Прикладное предназначение отчета заключается в обнулении результатов работы магазина, передаче данных в налоговую службу для контроля.
Позволительно снимать разные виды Z-отчетов:
- Базовый. Он формируется, когда смена завершается и происходит обнуление работы всего магазина.
- По подразделениям. По содержащейся в нем информации видны итоги деятельности каждого из отделов.
- По продавцам. Отличный вид индивидуального контроля.
- По ассортименту. Нужен для оценки скорости товарооборота продаваемых позиций.
- Нулевой. Это происходит, когда операции в итоговом периоде совершенно не проводились.
Как закрыть смену на онлайн кассе
В зависимости от модели используемого кассового аппарата последовательные алгоритмы могут несколько отличаться. Однако основные особенности всегда остаются неизменными. Кассир должен выполнить несколько идущих друг за другом операций (это предусмотрено программой оборудования). Нужно, используя представленный образец как ориентир, выбирать необходимые позиции в меню сенсорного экрана или нажимать соответствующие кнопки на аппарате.
Чтобы смена была завершена распечатыванием необходимого фискального документа, работающему кассиру нужно:
- Найти раздел «Закрытие кассы» на контрольно-кассовом терминале и попасть в него.
- В выпавшем меню активировать кнопку «Закрыть смену».
- Полученный в результате автоматической печати отчет о закрытии подшить в специально предназначенной для этого папке.
Если не получается воспользоваться возможностью закрыть кассу в автоматическом режиме, придется напечатать документ вручную. Сдающему смену кассиру придется выбрать необходимый в предлагаемом перечне раздела «Кассовые отчеты». Сразу же после набора нужной команды отчет будет напечатан, а касса – закрыта. После этого появится возможность открытия новой смены. Онлайн касса будет функционировать в повседневном режиме.
Один отчетный чек – основание для оформления разных приходно-кассовых ордеров. Они соответствуют аналогичным бухгалтерским проводкам – в зависимости от того, какие операции были проведены. В бухгалтерской программе ведется учет кассовых смен: карточка дополняется временем и датой окончания смены, а общий статус меняется на «Закрыто».
Что делать, если забыли закрыть смену
На законодательном уровне установлено, что чек онлайн-кассы о продажах формируется не позднее 24 часов с того момента, как была закрыта предыдущая смена. Значит, следующая должна уложиться в рамки астрономических суток. Такое жесткое требование исходит из особенностей фискальных накопителей: если смена вышла за рамки предусмотренной нормами продолжительности, формируемые чеки не будут содержать фискальные признаки.
Однако бывает, что кассиры элементарно забыли закрыть смену на онлайн кассе (как вариант – не сумели справиться с формированием отчета о закрытии). Это чревато нарушением кассовой дисциплины, ведь в таких случаях касса уже не отправляет чеки оператору фискальных данных, поскольку на них уже не проставляются фискальные реквизиты.
Режим блокировки ограничивает функциональные возможности ККТ. Единственное, что по-прежнему можно сделать без проблем – сформировать отчет о закрытии.
Чтобы вывести контрольно-кассовый аппарат из состояния так называемой блокировки, кассир-операционист должен незамедлительно устранить причину, которая привела к подобным последствиям:
- закрыть смену;
- сформировать отчет о закрытии кассы.
Если на онлайн кассе смена превысила 24 часа, но сотрудники, по забывчивости упустив необходимость закрытия смены, чеки не выбивали, это не называется серьезным нарушением.
А вот когда чеки пробиваются, а продолжительность кассовой сессии – более суток, нарушитель может быть подвергнут серьезному наказанию. Сумма административного штрафа для юридического лица варьируется в промежутке от пяти до десяти тысяч рублей, а должностное лицо или индивидуальный предприниматель заплатит полторы-две тысячи рублей.
Это происходит в тех случаях, когда должностное лицо или ИП самостоятельно сообщают в ФНС о произошедшем инциденте, превышении длительности смены – еще до того, как в инспекцию поступят данные от ОДФ.
Может ли смена превысить 24 часа
Требования федерального законодательства подразумевают, что деятельность с использованием фискальной техники подразделяется на временные промежутки, которые называются кассовыми сменами. До того как начали осуществляться расчеты с применением контрольно-кассовых терминалов, необходимо сформировать отчет, фиксирующий открытие смены. После окончания расчетов формируется другая отчетность – о том, что смена закрыта.
Очень важно, чтобы чек, завершающий работу контрольно-кассового аппарата, был сформирован в течение 24 часов с того момента, как смена была открыта. Фактически смена при работе с онлайн-кассой не может выходить за рамки астрономических суток. Такое правило сформировано с учетом возможностей фискального накопителя.
Однако допускается, что смена на онлайн кассе открывается в один день, а закрывается уже на следующий. Такое случается, когда ее временные рамки укладываются в параметры установленной на законодательном уровне (ст. 4.1 федерального закона №54-ФЗ) длительности. Другие ограничения относительно продолжительности смены отсутствуют. Общее для всех точное время для закрытия-открытия смен не установлено.
Статьи по теме
Переход на онлайн-кассы вызывает у предпринимателей массу вопросов не только общего, но и «прикладного» характера. Так, многих интересует, что делать, если забыли закрыть смену на онлайн-кассе? Считается ли это основанием для штрафа со стороны ФНС? В каком размере его могут начислить? И что делать, чтобы штрафа избежать? На эти и другие вопросы ответим в нашей статье.
О чем вы узнаете:
База знаний для директора магазина
Более 100 инструкций, практических рекомендаций и готовых решений в одном месте — базе знаний директора магазина.
Что такое кассовая смена?
Кассовая смена – это промежуток, который начинается с отчета об открытии смены и завершается отчетом о ее закрытии (Z-отчет).
Отчет о завершении смены – обязательный фискальный документ, который формируется фискальным накопителем онлайн-кассы и содержит информацию обо всех расчетах (наличными или электронными средствами) в течение рабочей смены.
На его основании производится учёт выручки, полученной при помощи конкретной онлайн-кассы. Формирование этого отчета является сигналом к обнулению информации о расчетах и автоматической онлайн-передаче данных ОФД (а от него – в ФНС).
Каждый отчет о завершении смены распечатывается на бумажной ленте, но имеет и электронный вариант, который благодаря возможностям онлайн-кассы хранится в течение 30 дней без возможности корректировки.
Требования к формированию отчетов об открытии и закрытии смены при применении онлайн-кассы сформулированы Минфином РФ в письме от 05.05.2017 № 03-01-15/28066.
Что будет с онлайн-кассой, если не закрыть смену?
Каждая кассовая смена в обязательном порядке должна завершаться формированием итогового отчета.
Максимальная продолжительность кассовой смены – 24 часа (п.2 статьи 4.3 ФЗ-54).
Важно! Если вы забыли закрыть кассовую смену на онлайн-кассе, и она работала больше суток, будет заблокирован фискальный накопитель.
Он перестанет формировать фискальные признаки, а это, в свою очередь, приведет к ограничению функциональных возможностей онлайн-кассы – будет приостановлена печать новых документов, прекращены продажи, и ОФД не получит необходимых ему данных о расчетах.
В итоге будет нарушен установленный законом порядок работы онлайн-кассы, и ее владельца оштрафуют.
Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру и получите возможность удаленно контролировать действия кассира: проверять открытие и закрытие кассовых смен и устанавливать запрет на продажу и выдачу из кассы «в минус». С умной кассой, подключенной к интернету, вы сможете из любого места работать в товароучетном модуле и следить за работой своего магазина. Попробуйте онлайн-кассу Бизнес.Ру с бесплатной технической поддержкой прямо сейчаc >>
Как действовать, если касса заблокировалась
Как правило, в режиме блокировки онлайн-касса способна только пробить отчет о завершении смены.
Важно! Чтобы снять блокировку, необходимо как можно скорее закрыть смену на онлайн-кассе.
Для этого достаточно выполнить последовательность действий, предусмотренных программным обеспечением конкретной модели онлайн-кассы.
Как закрыть кассовую смену на онлайн-кассе Элвес-МФ
Пошаговая инструкция закрытия кассовой смены:
- Если онлайн-касса позволяет сформировать отчет в автоматическом режиме – выбрать раздел «Закрытие кассы» и нажать «Закрыть смену»;
- Если доступен только ручной режим, то скорее всего придется воспользоваться возможностями администратора – выбрать раздел «Отчеты», затем «Кассовые отчеты» и нажать «Завершение смены».
После этого можно будет открыть новую смену и продолжить работу в обычном порядке.
Возможные штрафы
После закрытия кассовой смены и снятия блокировки с онлайн-кассы нужно быть готовым к тому, что оператор фискальных данных незамедлительно передаст информацию о случившемся в ФНС, так что вопросов со стороны налоговиков не избежать. А вот минимизировать потери – вполне возможно.
Для этого нужно в первую очередь постараться не выбивать чеки, потому что для налоговиков именно этот момент будет ключевым при определении степени вашей ответственности за нарушения правил применения онлайн-кассы.
Важно! От того, выбивали вы чеки или нет, будет зависеть, начислят вам штраф или просто ограничатся предупреждением (п. 4 статьи 14.5 КоАП).
Если чеки не выбивались – будет предупреждение.
Если выбивались – административный штраф, размеры которого установлены законом:
- юридическое лицо заплатит от 5 000 до 10 000 руб.;
- должностное лицо (директор) или предприниматель – от 1 500 до 3 000 руб.
И все-таки, есть способ избежать штрафа, даже если кассир выбивал чеки. Для этого нужно как можно скорее (желательно, до того, как это успеет сделать ОФД) сообщить в ФНС о том, что вы забыли закрыть кассовую смену на онлайн-кассе (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
Для этого нужно лично отправиться в ближайшее отделение налоговой службы или сообщить о проблеме через личный кабинет на сайте ФНС.
Свои доводы можно изложить в виде письма или ходатайства с объяснениями, что в произошедшей ситуации не было злого умысла, нарушения устранены и владелец онлайн-кассы приложит все усилия к тому, чтобы они не повторились.
Не стоит надеяться, что «пронесет», и оператор фискальных данных не сообщит ФНС о сбоях в работе в вашей онлайн-кассе – по закону ОФД обязан это сделать, и он это сделает.
Поэтому единственный вариант избежать жестких санкций (или, по крайней мере, снизить размер штрафа) – это самому пойти с повинной к налоговикам.
Резюмируя все вышесказанное, можно с уверенностью утверждать, что даже если вы забыли закрыть смену на онлайн-кассе, особых причин для волнения нет. Главное – сохранять спокойствие и действовать в соответствии с законом.
Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ
- Полноценный складской учет и инвентаризация
- Удобный и понятный интерфейс для кассира
- Поддержка 100 моделей ККТ, эквайринга, весов
- ЕГАИС, Меркурий, Маркировка
- Гибкая настройка скидок, своя система лояльности
- Прогнозирование продаж, оптимизация остатков
- Отслеживание выручки и прибыли в реальном времени
- Контроль работы ККТ через мобильное приложение
Каждый ИП или представитель ООО, использующий ККТ для бизнеса, должен владеть знаниями, как открыть и закрыть смену на эквайринге. Первое действие проводится в начале рабочего дня, а второе по его окончанию. Сразу отметим, что принципы открытия/закрытия зависят от модели устройства, но общие нюансы неизменны.
Как открыть смену на эквайринге
В начале каждого дня необходимо открыть кассовую смену (КС). Это необходимо для выполнения требований законодательства и начала продаж. Выделяется два пути:
- Провести любой штрих-код товара. Открытие происходит в автоматическом режиме. Такой способ хорош высокой скоростью активации и возможностью сразу приступить к обслуживанию покупателей. Минус в том, что движение средств и продукции часто регистрируется на другое имя (если человек не вышел из «учетки»). Такая ситуация характерна, если настройкой аппарата ранее занимался администратор или поменялись кассиры. При таком открытии важно соблюдать предельное внимание.
- Зайти в меню и кликнуть на ссылку открытия кассы. При таком подходе работник гарантированно входит в свою «учетку» и может смело продавать товар. В зависимости от модели ККТ название и расположение ссылки может различаться.
Способ открытия КС на эквайринге каждый выбирает самостоятельно с учетом количества учетных записей, особенностей персонала и иных удобства.
Как закрыть смену на эквайринге
После окончания работы кассир должен закрыть смену с последующей печатью отчета. Для этого нужно перейти в соответствующий раздел (как правило, «Касса») и выбрать пункт «Закрытие смены». Многие аппараты позволяют настроить печать чеков в автоматическом режиме. К примеру, в терминале с эквайрингом «Эвотор» необходимо зайти в режим настроек, выбрать пункт смены и установить необходимые параметры.
На выбор доступны такие пункты:
- печать отчета при открытии КС;
- выдача квитанции без погашения;
- распечатка чека при закрытии;
- автоматическое закрытие;
- выгрузка данных при закрытии.
При снятии «галочек» со всех пунктов квитанции печатаются только вручную. Для этого нужно войти в раздел отчетов и выбрать нужный чек (X или Z). При закрытии КС на аппарате с эквайрингом нужно следить за наличием бумаги.
Чтобы «закрыться» по отчету Z после окончания смены, кассир жмет на кнопку зеленого цвета, разрешающую распечатку отчета. КС закрывается, а сведения по деньгам аннулируются. Это связано с тем, что после закрытия выручка полностью снимается.
Как закрыть кассовую смену на Presto
Закрытие КС на ККТ Presto с эквайрингом проходит в несколько шагов:
- Снимите суточный отчет с банковского терминала.
- Извлеките фонд (печатается отдельная квитанция).
- Возьмите наличные и снимите отчетность Z. Для этого нужно перейти в раздел продаж или кассы. Если остались незакрытые заказы, их необходимо прикрыть. Чтобы закрыть смену принудительно, нужно нажать на кнопку «Да».
- Ожидание и проверка отчета. Если в течение дня клиенты оплачивали товар «пластиком», сумма в строке банковской карты и сумма отчетности Z должна сходиться.
В строчке «Наличные в кассе» нужно посмотреть, сколько лежит в ККТ. Указанная сумма выдается после пересчета наличности. - Пересчет средств в кассе.
- Вывод денег через поле контрольного пересчета.
- Нажатие кнопки «Закрыть смену». При совпадении сумм отчетность Z выдается на печать. При выявлении расхождений ККТ просит еще раз рассчитывать выручку и внести правки.
Деньги и отчетность передается в бухгалтерию.
По окончанию работы можно заполнить КМ-6 (отчетная справка) и КМ-4 (журнал операциониста). При отсутствии подключения ККТ к ОФД в заполнении бумаг нет необходимости.
