В зависимости от характера обработки содержащихся в них данных, документы принято, разделятьна первичные и вторичные:
· Первичные документы —Документы , содержащие исходную запись сведений, полученных в процессе исследований, разработок, наблюдений, анализа или других видов человеческой деятельности независимо от ее характера или тематики. Деление документов на первичные и вторичные в значительной степени условно, поскольку один и тот же документ может содержать сведения, относящиеся как к первой, так и второй группе. Так, считающиеся безусловно первичными видами документов — отчеты по НИР, проектные документы, монографии и т.д., могут содержать наряду с оригинальными сведения или данные ранее включенные в другие первичные или даже вторичные документы.
· Вторичные документы —Документы , полученные в результате аналитико-синтетической и логической переработки сведений или данных, содержащихся в первичных документах. Примерами вторичных документов являются справочные и энциклопедические издания, рефераты и реферативные издания, библиографические издания, указатели и списки, обзоры (за исключением т.н. аналитических обзоров) и т.п
В первичных документах содержатся непосредственные результаты научных исследований и разработок, новые научные сведения или новое осмысление известных фактов и идей.
Первичный документ – любой материальный носитель, непосредственно фиксирующий любой результат познания реального мира или духовной, творческой и информационной деятельности (в виде описания фактов, отношений между ними, выявленных закономерностей, концепций, гипотез и т.д.).
Уже само по себе определение первичного документа свидетельствует о признаках его дифференциации.
Первичные документы различаются в зависимости от материального носителя (формы), видов распространения, способов распространения (группы) и содержания, характеризуемого очень важными для селективных процессов отличительными особенностями (типы). Но самым важным признаком дифференциации первичного документа является их содержание. Оно определяет все практически селективные процессы, т.е. процессы предпочтения, оценки, экспертизы ценности, определяющие выбор информации. Содержание характеризуется следующими признаками:
· вид фиксируемой информации и способ ее фиксации.
Все разнообразие первичных опубликованных документов зафиксировано в государственном стандарте (ГОСТ 7.60-2003 СИБИД. Издания. Основные виды. Термины и определения). Документы могут быть классифицированы по различным основаниям. В основном это выделение типов по:
· по составу основного текста
· по знаковой природе информации
· по характеру обращения
Кроме первичных документов в системе научной информации существует понятие вторичного документа.
Вторичные документы – результат различных процессов информационного анализа первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения разнообразных функций деятельности.
Специалист каждой предметной области должен четко представлять себе особенности «своего» сегмента документального потока по типо-видовым и хронологическим характеристикам, а также по языку (стране). Кроме этого специалист должен знать ядро научных журналов своего профиля и иметь представление об основных источниках вторичной информации.
Мера ценности и актуальности документов в значительной степени зависит от условий их функционирования, то есть создания, распространения и использования этих документов специалистом. В любом случае оценка конкретной информации и конкретного документа возможна только после того, как они найдены, на качественном уровне и конкретным пользователем.
Оценка группы документов, может быть осуществлена формальными способами с помощью специальных методов и специальных информационных источников количественными методами
Деление документов на первичные и вторичные связано с деятельностью определенной информационной системы, выполняющей функции посредника между источником и потребителями информации. Необходимость в такой системе возникает в том случае, когда документ не может попасть непосредственно к тому реципиенту, которому он предназначен, в результате так называемых информационных барьеров. Например, может быть пространственный барьер (когда документ и потребитель информации отдалены друг от друга физически); количественный (количество документов и их объем превышают физиологические возможности потребителя); смысловой (содержание документа недоступно потребителю информации из-за сложности первого или неподготовленности второго) и т. д. Тогда определенная информационная система (или учреждение) берет на себя труд собрать документы, упорядочить их и переработать информацию, содержащуюся в них, таким образом, чтобы устранить тот или иной барьер.
В результате аналитико-синтетической переработки информации, содержащейся в документах, попадающих в упоминавшуюся выше систему, создаются новые документы, призванные устранить тот или иной барьер. Документы, которые попадают в информационную систему "на входе" и подвергаются аналитико-синтетической переработке информации, называются первичными, а те, которые создаются системой в результате
обработки первичных документов и передаются потребителям информации "на выходе" из системы, — вторичными. Таким образом, можно сказать, что эта классификация осуществляется по уровню обобщения информации.
Такая классификация документов очень важна для деятельности информационных систем, поскольку они должны, во-первых, собрать первичные документы, во-вторых, — предоставить потребителям вторичные документы. Вторичные документы облегчают доступ к первичным и их использование, а иногда заменяют первичные документы, вследствие утраты последними актуальности.
Деление документов на первичные и вторичные является в данном случае условным, относительным, потому что оно зависит от того места в определенной системе, которое занимает тот или иной документ. Например, библиографическое пособие является результатом переработки информации об определенных документах, и с этой точки зрения оно является вторичным документом. Но когда оно попадает в библиотеку как в определенную информационную систему, то на ее "входе" может рассматриваться как первичный документ, а создаваемая о нем информация — например, каталожная библиографическая запись — как вторичный.
Чтобы устранить такую неопределенность, в библиотечно-библиографическом деле принято считать первичными только такие документы, которые не дают информацию о других документах, а точнее, не предназначаются для их замены. При этом вторичными считают документы, в которых представлена информация о других документах. Вторичные документы призваны облегчить потребителю информации ориентирование как в составе определенного фонда документов (их потоке или массиве), так и в наличии информации, содержащейся в первичных документах. Благодаря этому становится ненужным обращение к каждому из использованных первичных документов, то есть облегчатся умственный труд потребителя информации.
В информатике даются еще и другие разъяснения относительно отличий между первичными и вторичными документами. Считается, что первичные документы — это документы, "непосредственно отражающие результаты человеческого познания и используемые на практике как источники информации о реальном мире"; что они "содержат новые знания или новое осмысление известных фактов и концепций". При этом "непосредственность отражения" заключается в том, что первичный документ должен иметь познавательную ценность сам по себе, а не отсылать к другому документу. А вторичные документы — это те, которые создаются путем "свертывания первичных документов" для информирования об их содержании 1 .
При стандартизации терминологии было установлено, что первичные документы — это те, которые содержат исходную информацию (ГОСТ 6.10.2—83), а вторичные — те, которые являются результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичные документы выполняют такие функции: 1) оповещение о появлении первичных документов; 2) сокращенное изложение их основного содержания.
С.Г. Кулешов объяснял отличия между первичными и вторичными документами следующим образом: "Считается, что первичные документы создаются в сфере научно-исследовательской деятельности, а вторичные — в сфере научно-информационной деятельности. Первичные документы — это все, которые мы знаем под названиями научная, производственная, учебная, справочная и научно-популярная литература, а вторичные — это так называемая информационная литература. Задача информационной литературы — характеристика одного или определенной совокупности (сводная характеристика) документов и/или формулировка каких-то суждений (оценок, прогнозов и т. п.) на основе анализа их текста" 1 . С.Г. Кулешов изложил здесь общепринятый в научной информатике подход.
Однако в этом подходе не учитывается наличие других первичных документов (например, правовых первоисточников или художественной литературы), кроме тех, которые отражают результаты научно-исследовательской деятельности.
Итак, под названиями "информационная литература" или "информационные документы", "информационные издания" понимают такие источники, которые содержат информацию о первичных документах. Среди них различают "библиографические" — дающие сведения о документах в виде библиографического описания и аннотаций, "реферативные", дающие характеристику первичного документа в виде реферата, и "обзорные" — дающие обзор нескольких первичных документов. Такой подход стал общепринятым, утвержденным в государственном стандарте 2 . Однако он не соответствует теоретическим воззрениям специалистов относительно библиографии и библиографической информации, согласно которым библиографическая информация не ограничивается способами библиографического описания и аннотации. Для библиографо-ведов все документы, передающие информацию о других документах любым способом, являются библиографическими. Поэтому нельзя называть "библиографическими" только документы с библиографическим описанием и аннотацией. Скорее, все вторичные документы следовало бы считать библиографическими.
Препятствуют этому представления о первичной и вторичной информации и, соответственно, о ее источниках. Первичной называют такую информацию, которая впервые отражает в документе события, факты, объекты реального мира или мышления человека, а вторичной — информацию, создаваемую человеком на основании изучения и обобщения документов с первичной информацией, ее переработки, более сжатого изложения и т. п. Следовательно, источниками первичной научной информации считают "научные монографии и статьи, диссертации, описания
изобретений и т. п.", а источниками вторичной информации — "учебную, справочную и научно-популярную литературу" 1 . С.Г. Кулешов подчеркивал, что деление на источники первичной и вторичной научной информации не следует путать с делением на первичные и вторичные документы, но такая путаница все же иногда происходит. Деление на первичные и вторичные документы иногда связывают с характером отраженной в них информации.
Действительно, характеристика вторичных документов и документов со вторичной информацией очень близка. Связано это с одним и тем же подходом к определению "первичности" или "вторичности": с точки зрения информационной системы, которая получаемую информацию или документы считает первичной, а выдаваемые как итог переработки — вторичными. Однако сама "информационная система" может быть либо "библиографической", то есть направленной на информирование о первичных документах через вторичные, либо "авторско-издательской", направленной на обобщение и переработку информации (преимущественно — научной) из первичной ее формы до концентрированной (как в справочной литературе) или приспособленной к определенному потребителю информации (как в учебной и научно-популярной литературе).
Дело в том, что "информационная система" — понятие не конкретное, а методологическое, оно лишь свидетельствует о том, что определенное явление рассматривается с точки зрения теории информации, будь то библиографическая служба либо издательское дело.
Кроме того, сказать, что некоторые документы отражают информацию, которая не была ранее представлена в других документах, можно лишь условно, относительно определенных видов документов. В действительности создание документа человеком опирается на определенные знания, полученные ранее из других документов. Поэтому любой документ основывается на других документах.
Например, возьмем такие признанные первичные документы как диссертация или научная монография. Они действительно должны отражать новые знания, полученные учеными в процессе познания объективного мира. Но, во-первых, любое новое исследование сначала должно дать анализ предыдущих; во-вторых, сам процесс познания опирается на научные знания, почерпнутые из других документов. Таким образом, новый (первичный) документ тоже является результатом переработки других документов.
Следовательно, деление на первичные и вторичные документы остается условным, зависящим от характера и задач информационной системы, обрабатывающей документы.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
бухгалтерский документ хозяйственный операция
Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки хозяйственных операций, зафиксированных в первичных документах (отчеты материально ответственных лиц, накопительные ведомости и др.). Первичные документы обязательно прикладывают к сводным. Применение сводных документов уменьшает количество учетных записей.
В зависимости от количества зарегистрированных, однородных операций документы подразделяют на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну или (одновременно) несколько хозяйственных операций. Их отличительной чертой является то, что сразу же после составления они могут быть переданы в бухгалтерию и использованы для бухгалтерских записей. К разовым документам можно отнести приходные ордера, ведомости распределения расходов, кассовые ордера и др.
Накопительные документы оформляют однородные операции, совершаемые на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого периода (лимитно-заборная карта, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.).
Из приведенной выше классификации нетрудно заметить, что одни и те же документы относятся к различным классификационным группам в зависимости от признаков, по которым они группируются.
Документы составляют на бланках установленной формы. Только при отсутствии бланка допускается составление документа на чистом листе бумаги. Но и в этом случае он должен содержать все обязательные реквизиты. Документы заполняют чернилами, шариковыми ручками, химическим карандашом, на пишущей машинке, компьютере или на вычислительных табличных машинах (фактурных и др.). Не разрешается заполнять документы простым карандашом.
В документе недопустимы подчистки и помарки, которые могут вызвать сомнения в его подлинности и правильности. Допущенные в документах ошибки исправляют так называемым корректурным способом путем зачеркивания (одной чертой) и внесения (над зачеркнутым текстом) правильной записи. В документе делают оговорку об исправлении записи, которую заверяют своими подписями должностные лица, совершившие операцию.
Исправлять записи в кассовых и банковских документах не разрешается.
Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.
Каждый документ должен быть проверен с формальной стороны, по существу и арифметически.
Проверка документов по существу состоит в выяснении необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т.п.
Арифметическую проверку документов производят путем таксировки (умножение количества на цену и проверка правильности сумм стоимости ценностей) и проверки подсчетов частных и общих итоговых показателей.
Бухгалтерская обработка документов включает их проверку, таксировку, проверку подсчетов, шифровку, группировку и корреспондирование по определенным признакам.
Бухгалтерские документы проходят сложный путь от момента выписки до сдачи их в архив на хранение, который называется документооборотом.
Схему документооборота в каждой организации, на предприятии составляет главный бухгалтер, и она обязательна для всех работников. Установление порядка документооборота зависит от характера хозяйственных операций, структуры организации (предприятия) и способа обработки документов (машинного или ручного). Рациональная организация документооборота — важнейшее условие правильной постановки бухгалтерского учета.
